Responsável pelo tratamento: CAMDS – Clube de Artes Marciais Dojo Samurai
Morada: Estrada Marquês de Pombal, 13, 2635-303 Rio de Mouro
Contacto: geral@dojosamurai.com
O DojoGest é uma ferramenta de gestão criada para o CAMDS e é utilizado para gerir os seus associados, alunos e atividades desportivas. Esta política explica que dados são tratados, para que servem e durante quanto tempo são conservados.
Dados e finalidades
O CAMDS trata os dados necessários à inscrição e à gestão da atividade: identificação e contactos do aluno e, quando aplicável, do encarregado de educação; data de nascimento, identificação civil, NIF, morada, fotografia, peso e altura; turma, assiduidade, graduações, estágios, equipamentos, quotas e pagamentos. São também tratados os dados necessários à gestão de seguros, inscrições federativas, inscrições associativas, competições, conta Microsoft e acessos às salas Teams.
Estes dados são utilizados para prestar as atividades solicitadas, gerir a relação associativa (tanto na nossa Associação como na APKS), cumprir obrigações legais e desportivas e proteger o acesso às áreas privadas. A divulgação pública de fotografias ou o uso dos dados para outras finalidades requer fundamento próprio e, quando aplicável, autorização separada.
Documentos de saúde e competições
Para a prática desportiva não federada, o n.º 2 do artigo 40.º da Lei n.º 5/2007 atribui ao praticante a obrigação de se assegurar previamente de que não tem contraindicações. O CAMDS recolhe uma declaração de robustez física para documentar essa confirmação, sem a qual o aluno não pode participar nas aulas.
Para participar em competições não federativas, o aluno deve obter o atestado médico exigido para a prova. Para competições federativas, deve obter o exame médico-desportivo no impresso próprio do IPDJ. O aluno ou o seu representante legal confirma no DojoGest que conhece estas obrigações; a confirmação fica registada com data e hora. Cabe-lhe obter o documento exigido, mantê-lo válido, guardá-lo e apresentá-lo quando solicitado pelas entidades competentes. Pode também submetê-lo na área privada do aluno como forma de arquivo. A declaração na app não substitui o exame médico.
Quando são submetidas cópias de atestados, o CAMDS limita o acesso a pessoas autorizadas e trata-as apenas para as finalidades relacionadas com a atividade desportiva e o arquivo disponibilizado ao aluno.
Conservação dos dados
Os dados administrativos e do percurso desportivo são conservados enquanto necessários à gestão da relação associativa, ao cumprimento de obrigações aplicáveis e à comprovação do percurso do atleta, incluindo graduações e inscrições anteriores.
As declarações de robustez física submetidas numa época desportiva são eliminadas após 30 de setembro da época seguinte. As cópias de atestados médicos submetidas nessa época são eliminadas após 31 de janeiro do ano seguinte ao início da época seguinte. Assim, para documentos submetidos na época 2026/2027, as eliminações ocorrem, respetivamente, a partir de 1 de outubro de 2027 e 1 de fevereiro de 2028. Estes prazos de arquivo não definem nem prolongam a validade médica dos documentos.
Os comprovativos de pagamento enviados para o DojoGest são compactados após o fim da época, permanecem consultáveis e são eliminados cinco anos após o termo dessa época, permitindo assim fazer uma linha temporal em caso de necessidade de verificação de pagamentos mais antigos. Os registos dos pagamentos não são eliminados.
As cópias de segurança são conservadas por um máximo de 90 dias, desde que exista uma cópia recente válida antes da eliminação das anteriores.
Acesso e direitos
O acesso aos dados é limitado às pessoas autorizadas pelo CAMDS, de acordo com as suas funções. Quando necessário, os dados podem ser comunicados à APKS - Associação Portuguesa de Karate Shukokai, à FNK-P - Federação Nacional de Karate de Portugal, seguradoras, entidades organizadoras de provas e prestadores que asseguram o alojamento e os serviços utilizados pelo DojoGest.
O aluno ou o seu representante legal pode consultar a ficha e os documentos disponíveis na área privada e corrigir os campos editáveis, o que será feito após verificação por parte dos gestores do CAMDS. Além do acesso direto para verificação e correção de dados pessoais, pode ainda o aluno ou o seu representante legal pedir acesso, correção ou exercer outros direitos previstos no RGPD através do contacto geral@dojosamurai.com. Pode ainda apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados.